Die kurze Antwort: Es gibt nicht DIE besten 5 HR KPIs. Aber: Es gibt einen standardisierbaren Weg, wie ihr EURE besten 5 HR KPIs finden könnt. Und diesen Weg beschreibe ich euch in diesem Blogbeitrag am Beispiel meiner Lieblings-Kennzahlen.
Doch zuerst, meine Liebelingskennzahlen sind aktuell:
NPS abgelehnter Kandidat*innen (NPS of rejected candidates): Diese Kennzahl misst die Qualität eurer Recruitingprozesse. Sie gibt zudem Einblicke in die allgemeine Verfassung eurer Arbeitgebermarke, weil sie die subjektive Weiterempfehlungswahrscheinlichkeit abbildet.
Empfehlungsrate (Employee Referral Rate, ERR): Die tatsächliche Empfehlungshäufigkeit eurer aktuellen Mitarbeiter*innen spricht Bände über die allgemeine Verfassung eurer Arbeitsplatzqualität. Zudem basiert die Kennzahl auf beobachtbarem Verhalten und nicht auf subjektiven Einschätzungen. Sie ist eine sehr gute Ergänzung zur internen NPS oder kann diese über die Zeit sogar ersetzen.
Anteil erfolgreicher Angebotsannahmen (Offer Acceptance Rate, OAR): Diese Kennzahl gibt Einblicke in die Wettbewerbsfähigkeit eurer Jobangebote als Ganzes. Insbesondere, wenn aktuell davon auszugehen ist, dass Kandidat*innen mehrere Angebote haben, zeigt sich anhand der OAR, ob eure Angebote überzeugen. Wenn ihr zugleich verfolgt, wohin die Kandidat*innen wechseln, die euer Angebot abgelehnt haben, könnt ihr mit dieser Kennzahl wertvolle Entscheidungsgrundlagen aufbauen.
Verhältnis interner zu externer Stellenbesetzung (Promotion Hiring Ratio, PHR): Interne Entwicklungsmöglichkeiten sind ein Treiber von Employee Engagement und Talent Attraction. Diese Kennzahl misst die Entwicklungsmöglichkeiten eurer Mitarbeiter*innen, indem sie zeigt, wie sehr ihr bei der Stellenbesetzung auf interne Kandidat*innen setzt. Erneut handelt es sich um eine Kennzahl, die tatsächliches Verhalten und echte Entscheidungen abbildet. Sie eignet sich daher sehr gut, um zu prüfen, inwieweit eure Bekenntnisse zur Talententwicklung auch umgesetzt werden. Zusätzliche Filtermöglichkeiten erlauben euch diese Kennzahl auch im Kontext eurer Bemühungen rund um das Thema Diversität, Teilhabe und Inklusion zu nutzen. In Kombination mit der ERR bildet ihr zudem die Folgen eurer Entwicklungs-Strategie ab.
Frühfluktuationsquote (Early Turnover Rate, ETR): Dieser Indikator lässt tief in die Passung der ausgewählten Talente blicken. Zugleich misst die ETR auch den Erfolg eurer Onboardingprozesse und kann als Basis eurer Fluktuationskostenerfassung genutzt werden. Auch hier handelt es sich um eine Messung von beobachtbarem Verhalten und weniger um eine subjektive Einschätzung des Candidate Fit. Zusammen mit der ERR oder einzelnen Daten aus euren Surveys können dann komplexere Rückschlüsse auf mögliche Ursachen gezogen werden.
Bonus: Human Capital Value Added (HCVA): Dieser Indikator ist eine eher ökonomische Kennzahl, die den finanziellen Profit pro Mitarbeiter*in eingrenzt. Ich ergänze diese eher globale Kennzahl gerne, um den betriebswirtschaftlichen Beitrag aller HR Prozesse auszuweisen. Es ist eine Kennzahl, die in Beziehung zu den anderen 5 Kennzahlen gesetzt werden kann. So erhaltet ihr z.B. Aufschluss darüber, ob eine geringere Frühfluktuation oder eine erhöhte Empfehlungsquote auch positive wirtschaftliche Folgen nach sich ziehen. Wenn ihr diese Kennzahl im Zeitverlauf verfolgt, dann könnt ihr auch die Wirkung eurer HR-Initiativen abbilden. Dafür braucht es im Idealfall aber ein quasi-experimentelles Messdesign. Dennoch erleichtern solche Kennzahlen den Austausch mit anderen Fachbereichen und Führungsebenen extrem.
Mit meinen Liebelingskennzahlen versuche ich einen allgemeinen Überblick über alle Bereiche des HR zu liefern. Dabei liegt der Schwerpunkt etwas auf der Talentakquise, was den aktuellen Fokus im Wettbewerb um Talente widerspiegelt.
Das Problem: KPI Overkill
Ihr kennt das doch auch. Eure HR Dashboards sind absolut überfrachtet. Auf der ersten Seite befinden sich die wichtigsten 25 Kennzahlen für eure Stakeholder*innen und zu jeder Kennzhal gibt es dann noch einen Drilldown mit ca. 50 Filtermöglichkeiten. Zusätzlich habt ihr über die Zeit zu jedem HR-Bereich (Recruiting, L&D, Vergütung, etc.) ein eigenes Dashboard gebaut. Und dann dürfen natürlich die spezifischen regionalen und lokalen Dashboards nicht fehlen. Puhhh, am Ende blicken die Enduser*innen eures HR-Reportings selbst nicht mehr durch und die Dashboards bleiben vergleichsweise ungenutzt.
Ich verstehe euch. Es gibt unzählige Listen und Fachbücher zum Thema Kennzahlen für das Personalmanagement. Hier ein paar Beispiele:
"14 HR-KPIs, die Sie im Jahr 2022 verfolgen müssen" (Recruitee)
"7 wichtige HR KPIs im Überblick" (Factorial HR)
"Personalkennzahlen & HR KPIs im Überblick" (Datapine)
"Wie Sie die 11 wichtigsten Metriken bestimmen und optimieren" (Harbinger Consulting)
"Human Resource KPIs: An In-depth Explanation with Metrics & Examples" (Analytics In HR)
"Das sind die wichtigsten HR-KPIs im Jahr 2022" (Flair HR)
Das Problem ist also nicht, dass ein Mangel an Kennzahlen besteht. Euer Problem ist doch eher die besten Key Performance Indicator (KPIs) für eure HR Organisation auszuwählen. Denn eine Kennzahl ist nur dann eine KPI, wenn sie für eine wichtige Erfolgsdimension eures Unternehmens steht. Das "P" steht ja schließlich für Performance. Und in verschiedenen Unternehmen gibt es verschiedene Definitionen von HR-Erfolg. Warum solltet ihr dann alle die selben Kennzahlen nutzen? Genau, sollt ihr nicht.
Viel wichtiger ist, dass ihr ein für euch passendes Kennzahlensystem aufbaut und dieses dann als Tool für internes Benchmarking im Zeitverlauf nutzt. Zudem empfehle ich euch tolle Blogbeiträge geschätzter Kolleg*innen und HR Nerds, um ein Tiefenverständnis für bestimmte KPIs aus den Bereichen Recruiting (Tim Verhoeven), Leadership (Karolin Hentschel) oder Exits (Anne Sturm) aufzubauen.
Euer Weg zu den besten 5 HR KPIs für eure Unternehmen
Ich höre immer wieder die Forderung und den Anspruch, dass HR "strategischer" sein muss. Und wenn ich dann nachfrage, höre ich meistens, dass man mehr mit Daten und KPIs arbeiten soll. Doch Daten und KPIs allein machen HR nicht strategisch. Etwas wird nur strategisch, wenn es dem Unternehmen hilft nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu generieren. Falls ihr an diesem Zusammenhang genauer interessiert seid, dann empfehle ich euch diesen tollen Artikel von Patrick Wright und Dave Ulrich (2017).
Hier liegt der Fokus auf HR-Kennzahlen und mit Hilfe welcher Schritte ihr eure wichtigsten KPIs für euer People Management festlegen könnt. Dabei sind die ersten beiden Schritte eng mit dem Ansatz des strategischen HRM verbunden. Denn eure Kennzahlen sollten im besten Fall relevante Erfolgsdimensionen der menschlichen Seite eurer Unternehmensstrategie abbilden.
Orientierung: Verschafft euch einen Überblick über eure Unternehmensstrategie. Euer Businessmodell, also insbesondere der Prozess durch den euer Unternehmen sein Geld verdient und Gewinne erwirtschaftet, muss euch glasklar sein. Seit ihr ein Plattform-Modell, ein Subscription-Modell, ein Freemium-Modell, ein Saas-Modell, ein Produktions-Modell oder ein Dienstleistungs- oder Service-Modell. Oder haben verschiedene Geschäftsfelder von euch vielleicht verschiedene Business-Modelle?
Wettbewerb: Versteht genau, warum euer Unternehmen in der Lage ist den Wettbewerb auf Distanz zu halten. Was macht euer Unternehmen einzigartig (Differenzierung)? Sind es die überragenden Features eurer Produkte (Qualität) oder seid ihr unschlagbar günstig (Kostenführerschaft)? Vielleicht hat euer Unternehmen gar keinen Vorteil bei den Produkten oder Dienstleistungen, sondern schlägt den Wettbwerb allein über die Marke und den damit verbundenen Status oder Wertekanon.
HR-Strategie: Lernt die wichtigsten Eckpunkte eurer HR-Strategie kennen. Im besten Fall ist diese direkt aus der Unternehmensstrategie abgeleitet. Ihr solltet insbesondere vertehen, wie eure HR Organisation Erfolg definiert. Gilt Geschwindigkeit euere Prozesse als besonders erfolgskritisch oder legt ihr mehr Wert auf die Qualität oder Personalisierung eurer Prozesse? Setzt ihr besonders auf interne Weiterbildung und ausdefinierte Karrierepfade? Egal welche Definition von HR-Erfolg es am wird, stellt sicher, dass ihr ein exzellentes Verständnis davon habt.
Kennzahlen: Verschafft euch einen Überblick über existierende Kennzahlen für den Personalbereich. Ein guter Ausgangspunkt kann meine KPI-Liste mit über 80 Kennzahlen inkl. Berechnungsvorschlägen sein. Jede dieser Kennzahlen kann für euch und eure Definition von Erfolg als HR-KPI dienen. Ihr solltet aus meiner Sicht nur nicht einfach die trendigsten Kennzahlen auswählen, weil irgendwer (inkl. mir) gesagt hat, dass die toll sind.
Auswahl: Wählt maximal 5-6 Kennzahlen aus, die in direktem Bezug zu euren relevanten Erfolgsdimensionen stehen. Erstens, ich empfehle euch Kennzahlen aus den Bereichen "Find", "Grow" und "Keep" zu wählen. Ihr könnt so z.B. jeweils 2 Kennzahlen für Talentakquise (Find), Talententwicklung (Grow) und Talentbindung (Keep) auswählen. Zweitens, eine der beiden Kennzahlen pro Bereich sollte direkten Prozessbezug haben. Die andere könnte ein Ergebnis abbilden, dass ihr steuern wollt.
Optimierung: Entscheidet im Zeitverlauf in welchen Bereichen ihr Lagging- und Leading-Kennzahlen benötigt. Lagging-Indikatoren haben Vergangenheitbezug und bilden eure wichtigsten Kennzahlen mit Blick auf eure bisherige Leistung ab. Sie eignen sich vor allem für Reporting als transparente Ergebnismitteilung an die wichtigsten Stakeholder*innen. Leading-Indikatoren haben Zukunftsbezug, da es Frühindikatoren für die wahrscheinliche Veränderung eurer wichtigen Kennzahlen sind. Beispielweise sind Fehlzeiten oft ein Frühindikator für wahrscheinlich auftretende Fluktuation. Das gleiche kann für bestimmte Teildimensionen des Employee Engagements (z.B., Führungsqualität) gelten. Wichtig ist: Wenn HR-Erfolg für euer Unternehmen eine hohe Führungsqualität bedeutet, dann ist Führungsqualität selbst eine HR-KPI. Wenn hohe Talentbindung als Erfolg gilt, dann ist die Talentfluktiation eure KPI, die Führungsqualität kann aber als wichtiger Frühindikator für drohende Fluktuation in euer Kennzahlensystem aufgenommen werden. Wenn ihr über die Zeit herausfindet, dass Führungsqualität eine sehr hohe Korrelation mit späterer Fluktuation hat, könnt ihr sogar nur anhand des Frühindikators steuern.
Treibermodelle: Im weiteren Verlauf solltet ihr dann unbedingt fortgeschrittene Statistik nutzen (z.B., Regressionsmodelle), um die wichtigsten Treiber und Hemmer eurer HR Kennzahlen zu messen. Pro Tipp: Die wichtigsten Treiber eine Kennzahl können dann zu Leading-Indikatoren aufgebaut werden. So könnt ihr die wahrscheinliche Entwicklung von KPIs einschätzen und diese in Szenarios als Entscheidungsgrundlagen verwenden.
Wenn ihr diesem Prozess folgt, gelangt ihr am Ende zu eurem firmenspezifischen Kennzahlensystem. Diese echten KPIs bilden relevante Erfolgsdimensionen ab und eignen sich besonders zu strategischen Steuerung, wenn sie mit Leading-Indikatoren verknüpft werden. Im Idealfall bilden sie die Landingpage eures HR Dashboards ab und erleichtern den Austausch mit euren Stakeholder*innen.
Additional information: This article reflects my personal views only and is not necessarily the view of the companies, I am associated with.